Pre nego otpustite zaposlene...
Mladi menadžeri sve češće preuzimaju radna mesta starijih profesionalaca a sa radnim mestom stižu i najrazličitije dužnosti, pa i zaduženje da otpuste radnike čiji se radni učinak smatra marginalnim. Budući da davanje otkaza nije lak zadatak, predlažemo vam da, pre nego dođete do tačke sa koje povratka nema, porazgovarate sa vašim zaposlenima. Kritika – onda kada se iznese konstruktivno – jeste prilika za davanje saveta i smernica. Savetovanje po svojoj suštini i jeste pozitivno, konstruktivno i korektivno pre nego negativno, autokratsko ili kazneno.
Ovom prilikom daćemo menadžerima-početnicima nekoliko malih saveta i uputstava koji bi mogli da potencijalno katastrofalan zadatak pretvore u benefit za sve strane: zaposlenog, menadžera, odeljenje i samu kompaniju.
Ne čekajte. Suočavajte se sa problemima pravovremeno, čim se pojave. Zaposleni ne bi trebalo da bude iznenađen vašim komentarima o njegovom/njenom ponašanju ili radnom učinkuj. Zaposleni žele da znaju i imaju pravo da znaju kako rade i da li ste njima zadovoljni. Setite se da niko ne može prevazići slabosti za koje ne zna da postoje.
Budite prema svima jednaki i pravedni. Da li ste se konsultovali sa Odeljenjem za razvoj ljudskih resursa da saznate na koji su način slični problemi rešavani u prošlosti? Saznajte sve o disciplinskoj praksi u kompaniji. Uverite se da je ono što nameravate da preduzmete u skladu sa onim što je ranije rađeno u vezi sa incidentima slične prirode.
Budite pripremljeni. Razgovor zakažite u doba radnog dana kada znate da nećete biti prekidani. Postarajte se i da odvojite dovoljno vremena da u u potpunosti razmotrite sva vaša zapažanja kao i ono što bi zaposleni imao da vam kaže. Nastojte da predvidite pitanja i primedbe koje bi mogle da se pojave kao i odbrambene reakcije. Razmislite o tome kako će zaposleni da reaguje i kako ćete se vi u takvoj situaciji ponašati. Provežbajte (naglas) ono što planirate da kažete. Razmislite i o tome šta očkujete da zaposleni uradi u cilju korigovanja svog ponašanja ili radnog učinka i na koji način ćete mu/joj pomoći da to ostvari.
Uspostavite kontakt. Nastojte da smanjite tenziju od samog početka razgovora. Budite otvoreni i iskreno zainteresovani. Govorite pozitivnim tonom, mirno i kontrolisano. Prvo govorite o dobrim stranama rada i/ili ponašanja zaposlenog. Nastojte da navedete što više pozitivnih stvari. Kažite da cenite ranija postignuća i na njima zasnujte svoj pristup.
Budite direktni. Izbegavajte lične komentare. Nemojte određivati disciplinske mere na osnovu površnih utisaka, niti na bilo koji način ponižavati zaposlenog. Korigujte postupke, nemojte da osuđujte ličnost. Dajte konkretan primer i činjenicama potkrepite sve što kažete o radnom učinku zaposlenog. (Ne: „Imaš loš stav“ (osuda) Da: „Odbio si da uslužiš mušteriju u petak“ (činjenica)).
Naglasite partnerski odnos u rešavanju problema. Pitajte zaposlenog o njegovim predlozima kako da promeni ili popravi situaciju u kojoj je. Razmotrite dobrobiti koje bi mogli da imaju i pojedinac i kompanija ukoliko se ponašanje popravi (npr. zaposleni bi postao vičniji u svom poslu, a kompanija profitabilnija). Ima li mogućnosti da mu pružite neku vrstu pomoći ili dodatnog osposobljavanja?
Osmislite plan akcije. Nije dovoljno samo da se utvrdi koje su sve slabosti zaposlenog već treba potvrditi i konkretno šta će i kada zaposleni uraditi da bi se poboljšao. Razjasnite posledice koje će uslediti ukoliko se ponašanje ne koriguje. Da li će izostanak poboljšanja uzrokovati dobijanje otkaza?
Usmerite razgovor u pravcu prevencije budućih grešaka i planiranja zajedničkih uspeha. Potrošite više vremena na razgovor o budućim poboljšanjima nego o prošlim greškama.
Follow up. Ostavite kanale komunikacije otvorenim. Nastavite da pokazujete interesovanje za radni učinak zaposlenog. Neka savetovanje bude lično, a pohvale javne.