Pet malih saveta kako da savladate poslovne probleme
Dok težite ostvarenju pojedinačnih i organizacijskih ciljeva, suočićete sa sa mnogim iskušenjima. Ponekad će vam se činiti da će vas smrviti. Na vama je, kao menadžeru, da odredite koji su problemi gorući, šta je potrebno preduzeti da bi se rešili i kako ćete motivisati zaposlene da podrže vaš trud.
Uopšteno gledano, problemi se javljaju u dve forme. Oni su ili prepreka izvršenju zadatka – kao, recimo: „Nikako ne možemo proizvesti 20,000 komada nedeljno sa ovakvom opremom“ – ili su prilika da se nešto bolje i/ili drugačije uradi – kao, recimo: „Treba da smanjimo troškove procesuiranja kupovnih naloga za 20%.“ U oba slučaja postoji želja da se sutra postigne nešto što danas ne može. Lakši deo zadatka je identifikovanje problema. Mnogo teži je pronalaženje sveobuhvatnog i delotvornog rešenja.
Najpre će biti potrebno da okupite 'celu ekipu'. Vrlo često se događa da članovi vašeg tima ili kolege (naračito oni iz drugih sektora) nisu saglasni oko toga da li nešto jeste ili nije problem. Biće nesuglasica i oko toga kako treba pristupiti rešenju. Sledećim savetima pomoći ćemo vam da izađete na kraj sa jednim-po-jednim poslovnim problemom:
1. Jasno postavite zadatak
„Treba smanjiti troškove“ nije jasno definisan zadatak. U takvoj postavci problema nije jednoznačno artikulisan uzrok niti je dat rok za nalaženje rešenja. Dajte jasnu i realnu definiciju zadatka za svaki problem. Jasno određen zadatak sadrži u sebi sledeće elemente: šta treba da se uradi, kada treba da se radi i na koji način će se procenjivati rezultati. Valjana postavka zadatka treba da glasi, recimo, ovako: „Treba smanjiti troškove transporta narudžbina za 50% do 1. jula, bez dovođenja u opasnost blagovremenost isporuke.“ U ovako postavljenom zadatku objedinjeni su svi potrebni elementi izvršenja, i cilj je nedvosmisleno određen.
2. Dosledno razumevanje problema
Kada se prihvatite velikog problema koji se tiče više sektora, možda ćete zaključiti da svaki sektor ima sopstveni dnevni red. Možda se neće svi ni složiti da problem postoji. Kako biste dobili neophodnu podršku svih, uključite ih u definisanje zadatka. Pozovite sve koji će se baviti projektom, čak i ako spočetka pružaju otpor. Podršku zaposlenih i kolega ćete uglavnom lakše dobiti ukoliko ljudi osećaju da su deo procesa od samog početka.
3. Uverite se da je problem urgentan
U poslovnom svetu, komplikovani problemi se obično istovremeno pojavljuju. Novac, rokovi i broj ljudi često limitiraju broj problema kojima možete da se bavite u isto vreme. Kako da odlučite kom problemu treba da date primat u odnosu na druge? Budite metodični. Jednom godišnje zakažite sastanak na kome će biti sastavljen spisak svih znanih problema. Imenujte problem, navedite resurse koje zahteva, očekivan ishod i krajnji rok za njegovo rešavanje. Onda date probleme rangirajte po urgentnosti. Imajte u vidu da se prioriteti mogu menjati – teme koje su stavljene na začelje iznenada mogu dospeti u prvi plan. Ovako sastavljen spisak revidirajte najmanje jednom u kvartalu kako biste proverili da li su postavljeni prioriteti u rešavanju problema još uvek aktuelni ili ne.
4. Dobro definisanu misiju držite na istaknutom mestu
Kompanijska ili sektorska misija, iako dobro definisana, ne služi ničemu ako skuplja prašinu na polici. Postarajte se da svaki zaposleni ima po jednu njenu kopiju. Uvećajte taj papir i zalepite ga negde u svojoj kancelariji. Svaki put kad budete imali sastanak o nekom problemu, neka vam definicija misije pri ruci kako bi grupa ostala usredsređena na zadatak.
5. Ne plašite se promena
Nijedan posao nije statičan; prioriteti se menjaju iz meseca u mesec. Kako se problemi menjaju tako i vi revidirajte postavku ciljeva. Vodite računa o tome da uvek ceo tim učestvuje u određivanju novog cilja, revidiranju rokova i zameni resursa.
Sa rešavanjem problema počnite odmah
Zapamtite da je najbolji način rešavanja problema – suočavanje sa njima čim se pojave. Nemojte usporavati progres time što ne želite da priznate da u vašem poslovanju postoje problemi. Vaši konkurenti imaju ih isto toliko (ako ne i više). Preduzmite nešto. Stavite sve na papir. Odlučite koji od problema je potrebno prvo rešiti i shodno tome odredite kakvi resursi su vam potrebni da do njega dođete: koliko ljudi, na koji rok i sa koliko novca. Nemojte se plašiti promena koje će usput biti potrebne. Usredsredite se na rešenje i – i pre nego što toga postanete svesni – prvi problem ćete moći da precrtate sa svog spiska.