Kako organizovati trening
Ako je vaš zadatak da pomognete trenerima da njihova obuka dâ najbolje rezultate,onda ste do sada upoznali značenje stresa. Nevezano za veličinu grupe ili temu obuke, briga da sve bude u redu i trening ostavi trajni utisak na učesnike uvek je prisutna. Podsetimo se onda, nekih uobičajenih zamki uključenih u organizaciju ovakvog događaja.
Razgovarajte sa trenerom
Korisno je zapamtiti da svaki čovek ima svoj stil. Recimo, neki vole da sede, drugi da stoje. Sklonosti i težnje samih trenera vrlo često se zanemaruju jer se prednost prepušta polaznicima kursa, no, budući da oni drže predavanja, pitajte ih kako bi voleli da rade. Treneri tačno moraju da znaju šta mogu da očekuju kada uđu u salu. Ukoliko njihova očekivanja nisu zadovoljena, mogli biste da se suočite sa neželjenim problemom i smušenim prezenterom. Budite u blizini vaših trenera, kako biste mogli pravovremeno da reagujete na prvi znak nevolje.
Pogled 'iznutra'
Nije preporučljivo da samo bacite pogled na mesto gde će se trening održavati. Može da se ispostavi da taj prostor uopšte nije ono što ste očekivali. Naravno da prostor mora biti dovoljno velik da se svi polaznici komotno smeste, ali mora biti odgovarajući i za planirane aktivnosti kao što su role-plays, demonstracije ili rad po manjim grupama.
Ambijent u prostoriji je takođe važan. Za klasična predavanja, na primer, prostorija bez prozora može biti odgovarajuća, međutim, za interaktivnu obuku će vam trebati sala sa više svetla. Kada obilazite mesto na kom će se trening održavati, detaljno se upoznajte sa svim važnim informacijama kao što su zdravstveni, sanitarni ili požarni propisi. Najzad, ne zaboravite da ove informacije prenesete svima uključenim u trening.
Ne zaboravite na hranu
Uvek se neko izostavi pri brojanju osoba za koje će biti pripremljeno posluženje. Možda zvuči smešno, ali vrlo često se dešava da upravo treneri ostanu gladni! Setite se da ubrojite i sve osobe koje će se baviti organizacijom treninga, uključujući tu i sebe, vaš tim, tehničare i sve druge koji nisu polaznici kursa.
Obratite pažnju na dijetalne potrebe prisutnih. Morate računati na one koji pate od alergija, vegeterijance i makrobiotičare. Biće potrebno da sve učesnike pitate šta smeju ili mogu da jedu. Na službi keteringa (ako ste je angažovalil) je da svu hranu isporuči po dogovoru i na vreme, ali je na vama da im pravovremeno obezbedite odgovarajuće informacije.
Uređaji i oprema
Kada razgovarate sa trenerom, proverite da li ste dobro shvatili kakva će mu oprema biti potrebna. Možda će mu biti potrebni laptop-kompjuteri, projektori, tabla za pisanje ili mikrofon, možda čak i kabine za presvlačenje i poneki jastuk. Šta god da bude u pitanju, saznajte gde se može nabaviti. Naročito kada su u pitanju veći skupovi, provajder prostora koji iznajmljujete sigurno ima bar nešto od toga što vam je potrebno i može da vam pomogne. Naravno, ne zaboravite da sve to planirate i budžetom, kako ne biste doživeli gadno iznenađenje kad računi stignu na naplatu.
Od olovke do papira
Poput hrane za vaše trenere, priručna sredstva su ona koja se često previde. Unapred saznajte šta je sve potrebno : olovke, beležnice, papir za tablu, spajalice i sve tome slično. Nemožete i ne treba da očekujete od onog ko vam iznajmljuje prostor da ima apsolutno sve što vam treba. U vreme kada rezervišete prostor, zakažite sastanak i saznajte šta sve mogu da vam obezbede. Čak i u slučajevima kada su polaznici obuke zamoljeni da sa sobom ponesu neophodan materijal, mudro je imati i nešto u rezervi, za svaki slučaj.
Od tačke A do tačke B
Planiranje prevoza je ključna stavka organizacije, ne samo onda kada birate lokaciju već i odnosu na učesnike treninga. Pitajte domaćina da vam da sve informacije vezane za prevoz: mapu puteva, rasporede autobusa i vozova, mogućnost prilaza i parkinga. Kada ove podatke obezbedite trenerima, polaznicima kursa i pomoćnom osoblju, osiguraćete i to da trening počne i završi u zakazano vreme. I, ovo će vam možda zvučati smešno, proverite da na dan početka kursa nisu planirane izmene saobraćaja koje bi mogle da dovedu do većih kašnjenja sa početkom obuke. Bolje je pomeriti početak treninga, nego gubiti nerve čekajući. Naposletku, ukoliko se ljudi odluče za sopstveni prevoz, postarajte se da na obliženjm parkingu toga dana bude dovoljno mesta, a učesnike kursa obavestite gde se parking nalazi.
Prostor za rad, odmor i zabavu
Ukoliko je potreban dodatni prostor za rad u manjim grupama, postarajte se da ga rezervišete u isto vreme kada i glavnu salu. Takođe, kako biste štedeli vreme tokom dana, gledajte da bude u neposrednoj blizini sale u kojoj će se odvijati trening. Mogli biste razmisliti i o nekom prostoru za dnevni odmor u kome bi ljudi mogli malo da se opuste i ćaskaju; trebalo bi i da im je Internet pri ruci. Svima će svakako biti lakše ukoliko budu mogli da, dok su izvan svojih kancelarija, u pauzama predavanja provere pristigle poruke.
Na kraju, treba li vam smeštaj? Ukoliko provajder prostora ne raspolaže i smeštajnim kapacitetima, sigurno je da zna ko raspolaže. Vrlo je verovatno čak, da postoji poseban poslovni dogovor sa lokalnim hotelima o smeštaju njegovih klijenata.
Ako tražite, dobićete
Najzad, šta god da vam je potrebno, ako ste u nedoumici ili prosto želite savet – obratite se osobama koje vam iznajmljuju prostor. Oni su kroz istu proceduru organizacije događaja, najverovatnije, prošli mnogo puta sa različitim klijentima i sigurno će moći da vam pruže dragocenu pomoć. To je naročito preporučljivo kada je u pitanju povezivanje sa lokalnim snabdevačima, prevoznicima, tehničarima i drugima. Radeći sa njima, ne samo što dobijete odličan prostor, već i pomoć i podršku iskusnih profesionalaca.