Kako da delegiramo?
Delegiranje može postati jedno od najrizičnijih stvari koje radimo na poslu jer podrazumeva napuštanje kontrole i polaganje poverenja u drugog pojedinca da obavi jedan od naših zadataka. Njihov učinak se tada posmatra kao odraz našeg. I čak iako možda nije naša greška ako ne uspeju, kao mendžeri, mi sami moramo snositi odgovornost za ishod.
Ali, iako rizično, delegiranje je vitalno za uspeh mendžera. Ukoliko ne savladate veštine delegiranja, nikada nećete postići dobru ravnotežu na poslu i uskoro ćete demotivisati i čak otuđiti članove svog tima, koji će osećati da u njih nemate poverenja. Još gore, ovim ćete usporiti i sprečiti njihov profesionalni napredak.
Priprema
Što se bolje pripremite kada je reč o delegiranju, to bolje za obe strane. Delegiranje zadataka kada ste pod pritiskom – kako bi se iščupali iz problema na primer – će skoro po pravilo biti krunisano neuspehom. Odredite zadatak koji nameravate da delegirate i jasno ga definišite. Nemojte unapred oderđivati načine na koje bi zaposleni trebalo zadatak i da obavi – zaposlenima se mora ostaviti dovoljno prostora da koriste sopstvenu inicijativu i znanje i primene sopstvene metode rešavanja problema. Projekat možda neće biti završen baš onkako kako bi ste ga vi uradilil, ali sve dok je rezultat isti, sve je u redu.
Zatim, identifikujte osobu koja će zadatak obaviti – pozitivan ishod će zavisiti od toga koliko dobro poznajete prednosti i mane članova svoga tima. Postarajte se da izabrani zaposleni raspolaže potrebnim kompetencama za obavljanje zadatka. Uzdržite se od izbora uvek iste osobe da obavlja sve zadatke, jer će se ovo lože odraziti na poverenje ostalih članova tima.
Konsultujte se sa zaposlenima
Pitajte zaposlene da li su raspoloženi da na sebe preuzmu zadatak. Dajte im jasne, planirante i prioritetizovane ciljeve. Postarajte se da svi imaju potrebne alate i sredstva neophodna za obavljanje posla i postavite rokove. Proverite da li znaju šta se od njih očekuje, kao i njihov nivo autoriteta i odgovornosti. Dobra je ideja zajedno sa njima proći kroz to šta će raditi i čemu se nadaju da će postiči kako bi potvrdili da su na pravi način razumeli uputstva.
Pratite napredovanje
Dogovorite follow-up sastanak u odgovarajućem intervalu po otpočinjanju posla. Dajte zaposlenom prostora da vam ispriča kakok stvari napreduju. Ne bombardujte ih pitanjima. Ako se brinete da projekat kasni, ili ne ide po planu, saznajte zbog čega i preduzmite neophodnu akciju. Ako se zaposleni muči, možda ćete biti primorani da mu zadatak oduzmete, no ovo je zaista ekstremno rešenje jer podriva samopouzdanje zaposlnog i sputava ga u profesionalnom razvoju.
Feedback i revizija
Veoma je važno reći zaposlenom kako obavlja posao, ili kako ga je obavio. Pohvalite pokazani rad i dostignuće. Odajte mu priznanje, a što se vas lično tiče, razmislite šta bi ste mogli drugačije da uradite sledeći put kada delegirate kakok bi postali još efektivniji.
Koje zadatke je moguće delegirati:
- Zadatke koji se često i rutinski ponavaljaju
- Prioritetne zadatke koje sami ne možete da završite ali oni mogu
- Posebne projekte i dugoročne zadatke
- Detalje projekta na kome vi radite
- Zadatke koji mogu pomoći zaposlenima u profesionalnom razvoju u datoj oblasti
Kada delegiranje nije rešenje?
Izbegavajte delegiranje zadataka koji su:
- Osetljivi i lični po prirodi
- Zahtevaju preuzimanje određenog rizika pri odlučivanju i nefer su prema zaposlenom
- Zahtevaju vašu, ličnu ekspertizu
- Zahtevaju vaše liderstvo
- Imaju legalna ograničenja
Takvi neodgovarajući zadaci uključuju:
- Ocene radne uspešnosti
- Savetovanje, kritikovanje ili slična poverljiva pitanja
- Zadatke koji su lično vama dodeljeni
- Zadatke koji su odgovornost drugog tima, odeljenja ili sektora
- Krizne situacije u kojima je ljudima potrebno vaše liderstvo
- Nove inicijative koje od vas zahtevalju da postavite standarde i pokažete primer
Izbegavajte delegiranje
- Zaposlenima koji su već pretrpani poslom
- Zaposlenima koji imaju druge, važne, visoko-prioritetne zadatke koji zahtevaju njihovu pažnju
- Zaposlenima kojima nedostaje vreme da bi zadatak uspešno obavili
- Zaposlenima kojima nedostaju sposobnosti da bi zadatak uspešno obavili