Stavite tačku na neefikasne sastanke
Stavite tačku na neefikasne sastanke
Današnje poslovanje karakteriše smanjen broj zaposlenih, što podrazumeva njihovu veću osetljivost na korišćenje vremena. Dešava se da sastanci prevaziđu svoju originalnu svrhu, pa treba proveriti da li su još uvek neophodni ili postoje efikasniji načini razmene informacija. Izreka: „Budi kratak, budi brilijantan i nestani“, sasvim je tačna u radnim sredinama kakve trenutno postoje. Organizatori sastanaka i učesnici imaju podjednako važnu ulogu u održavanju svrsishodnosti ovakvih okupljanja.
Proverite da li vaše sastanke karakteriše neki od pet znakova koji ukazuju na uzaludno trošenje vremena:
- Na dnevnom redu je sve osim sudopere. Postojanje dnevnog reda je uvek preporučljivo, ali ako je obiman ili uopšten, to je siguran znak da u njemu ima informacija koje se ne odnose na sve učesnike. Kada je spisak predugačak, organizatori treba da razmotre mogućnost držanja više manjih, ali konkretnijih sastanaka.
- Trajaće duže od jednog sata. Pažnja prisutnih uglavnom drastično opada posle 60 minuta i zbog toga dobro promislite pre nego što sazovete sastanak koji će svima oduzeti više od sata. Ukoliko nema načina da se cela stvar skrati, predvidite kafe pauzu, interaktivne elemente ili više govornika da bi održali pažnju prisutnih.
- Lista pozvanih nema kraja. Kada je spisak kandidata dug, to je siguran znak preambiciozno zamišljenog sastanka, ili da ljude pozivate iz kurtoazije, a ne zato što su zaista potrebni. Ukoliko vi organizujte sastanak, gledajte da uz imena ljudi čije prisustvo nije neophodno stavite znak pitanja.
- Deo prezentacije je i obiman materijal u PowerPoint-u. Vizuelna pomagala pri prezentacijama su nesporno korisna, ali ne zaboravite da deo tog materijala može biti podeljen pre sastanka. U tom bi se slučaju bi se sastanak iskoristito za postavljanje pitanja ili akcentovanje najvažnijih tačaka.
- To je navika. Rutinski sastanci imaju tendenciju da postanu – rutina. Razmislite o tome da li su redovni sastanci neophodni ili bi mogli da se proprede.