Čuvar tajni vaše kompanije
„Odnosi koje nazivamo poverljivim počivaju na našoj spremnosti da vodimo računa ne samo o sopstvenim interesima, već i o tuđim.“
Peter Farquarson
Kompanije ulažu milione dolara godinama gradeći poslovni imidž, šireći mrežu klijenata i čuvajući svoju reputaciju na tržištu. Pa ipak, samo jedan nezadovoljan ili nemaran radnik u Ljudskim resursima dovoljan je za totalnu i momentalnu propast.
Zamislite sledeće: razljućen zaposleni iz Ljudskih resursa pusti u opticaj imejl u kom je spisak plata i bonusa svih u kompaniji. Honorarni službenik u Ljudskim resursima prosledi imena i telefone vaših ključnih saradnika head hunting agenciji, koja ih zatim angažuje kod vama konkurentske kompanije. Ili, direktor Ljudskih resursa izbrblja pred prijateljem da će izvršni direktor dobiti otkaz zbog pronevere, a ovaj brže-bolje tu informaciju proda medijima, uzrokujući tako pad vrednosti akcija i gubljenje ključnih mušterija. Sekretarica u Ljudskim resursima napiše, odštampa, potpiše i ispečatira (drugim rečima – falsifikuje), pismo preporuke zaposlenom koji je dobio otkaz zbog krađe, jer joj ga je bilo žao.
Zaposlenima u sektoru Ljudskh resursa poveravaju se vrlo osetljivi materijali i poverljive informacije o svim ljudima u kompaniji i njenoj organizaciji: zarade zaposlenih, izveštaji o radnom učinku, zdravstveni podaci radnika, obilje ličnih podataka, planovi za restrukturisanje kompanije, promene u broju ili pomeranja zaposlenih i tako dalje, i tako dalje.
Dok na Zapadu postoje jasne i nedvosmislene zakonske odredbe vezane za zaštitu privatnosti i poverljivosti informacija, kod nas u Srbiji takvi su zakoni tek u povoju i vrlo sporo ulaze u praksu. Zbog toga je ovde na zaposlenima u Ljudskim resursima odgovornost da čuvaju koliko same podatke toliko i njihovu poverljivost.
Stoga, šta možete vi, kao poslodavac ili stručnjak za razvoj ljudskih resursa, da učinite kako biste zaštitili kompaniju u kojoj radite i njene zaposlene?
Pre svega, vrlo pažljivo birajte one koje zapošljavate. Samo bi poverljivi, pouzdani, i što je još važnije, lojalni ljudi, smeli da imaju pristup poverljivim informacijama kompanije. Detaljno proverite biografije svakog kandidata, reference i preporuke koje ima i pratite njegov radni učinak sve dok ne steknete potrebno poverenje.
Čak i tada, najosetljivije informacije držite samo u krugu onih koji moraju da ih znaju. Razmotrite uvođenje ograničenog pristupa poverljivim podacima za honorarne ili zaposlene na određeno vreme; onima koji su dali otkaz ili razmišljaju o otkazu, pristup zabranite sasvim. Uvek je od koristi i da sa zaposlenima u ljudskim resursima razgovarate o etici i poverljivosti. Uvedite pravila ponašanja unutar odeljenja i starajte se da se uvek poštuje.
Oprezan poslodavac pregledaće sva dosijea u Ljudskim resursima kako bi sprečio dupliranje poverljivih informacija. Standardno pravilo u Ljudskim resursima mora da bude uništavanje svih nepotrebnih, poverljivih dokumenata. To se ne odnosi samo na sva štampana dokumenta, već i na imejl pisma i kompjuterske fajlove. Kompanija bi trebalo da postavi set pravila o kontroli protoka komunikacije.
Vrlo je važno da budete u toku zbivanja. Da bi to postigao, poslodavac ili stručnjak za ljudske resurse treba da bude u kontaktu sa ljudima sa svih organizacionih nivoa i redovno se raspituje kako bi bio siguran da poverljivost nije narušena te da su ljudi svesni pravila koja treba da slede. Jednako je važno proveriti tačnost izvora informacija koje pristižu, pre nego što budu upotrebljene za donošenje odluka koje se tiču zaposlenih.
Na kraju, korisno je obeležiti datum važnosti podataka na dokumentima kao što su izveštaji o radnom učinku ili povišicama, rešenja o odsustvovanjima sa posla i sl, tako da oni postaju potpuno nedostupni nakon isteka tog roka. To smanjuje i konfuziju oko aktuelnosti podataka. Dokumenti od vitalnog značaja za kompaniju moraju biti zaštićeni, pa tako i fajlovi koji takva dokumenta sadrže ne mogu biti prosleđivani drugima, štampani, slani faksom ili imejlom, prepravljani ili nešto slično. Što je protok poverljivih podataka preciznije uređen, to će ljudi iz Ljudskih resursa manje morati da brinu o odlivu informacija.
Poverenje u našim organizacijama možemo izgrađivati prikupljajući i šireći informacije na etički ispravan i odgovoran način. Stvaranje ovakve vrste poverenja ključno je za uspeh kompanije koliko i za uspeh njenih stručnjaka za ljudske resurse.